وظیفه نرم افزار دبیرخانه، همانطور که از نامش پیداست، ثبت و ضبط تمامی نامه ها و پیام های رد و بدل شده در سازمان است. به این صورت که یک نسخه از تمامی دستورات، احکام، نامه‌ها و … که به صورت فیزیکی یا دیجیتالی تنظیم می‌شوند در دبیرخانه بایگانی و دسته بندی می‌شوند تا در صورت نیاز، امکان مراجعه و مطالعه مجدد آن‌ها فراهم باشد.
نرم افزار دبیرخانه به دو صورت دفتر نامه نگاری رسمی و دفتر نامه نگاری غیر رسمی برای کاربران در دسترس است.
دفتر نامه نگاری رسمی نرم افزار دبیرخانه که به آن دفتر اندیکاتور نیز گفته می‌شود از همان سیستم قدیمی ثبت نامه ها استفاده می‌کند. تمامی نامه های وارده به سازمان و نیز نامه های صادره از سازمان در این سیستم ثبت و نگهداری می‌شوند. اگرچه این سیستم با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی سال‌های اخیر به نظر بدون کاربرد می‌رسد اما بسیاری از ارگان‌های دولتی همچنان به دلیل پروتوکل‌های تغییرناپذیرشان ناچار به استفاده از سیستم نامه‌نگاری دستی هستند. دفتر نامه‌نگاری رسمی پارس رویال می‌تواند تمامی اطلاعات مربوط به نامه‌ها شامل زمان ارسال نامه، شخص فرستنده، شخص گیرنده، موضوع نامه و … را دسته بندی و ذخیره کند.
نامه نگاری غیر رسمی یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار دبیرخانه پارس رویال است. در این بخش، کاربرانی که مجوز دسترسی به دبیرخانه پارس رویال به آن‌ها داده شده است می‌توانند با یکدیگر به ارسال پیام یا نامه نگاری بپردازند. سیستم دبیرخانه پارس رویال نامه های آن‌ها را به صورت اتوماتیک در سیستم ثبت می‌کند. نامه‌های ثبت شده در این سیستم متناسب با نیاز سازمان به اسناد تجاری مربوطه عطف خواهد شد.
شرکت پارس رویال، با بیش از 30 سال سابقه درخشان در ارائه راهکارهای سازمانی شخصی سازی شده برای طیف گسترده ای از کسب و کارها، در حوزه های تولید نرم افزار، مالی، فرآیند سازی، منابع انسانی، آموزش، استقرار، پشتیبانی و گسترش تجارت به مدد تجربه چندین ساله خود در صنعت نرم افزار ایران چشم به افق های بلند پیش رو دوخته است.